Purchase order adalah dokumen penting untuk bisnis. Benarkah? Begini. Saat melakukan pembelian ada sejumlah dokumen yang diperlukan. Di antaranya adalah invoice dan juga purchase order.
Dokumen-dokumen semacam ini penting apalagi ketika pembelian dilakukan dalam jumlah besar dan dilakukan oleh sebuah perusahaan.
Istilah invoice mungkin sudah sering kita dengar. Namun jika purchase order (PO), mungkin istilah ini terasa asing bagi sebagian orang.
Lantas sebenarnya apa itu PO?
Pengertian Purchase Order
Purchase order merupakan sebuah dokumen yang dikirim oleh pembeli ke penjual yang berisikan berbagai hal termasuk produk maupun layanan yang dipesan.
Dokumen ini nantinya sangat penting untuk membantu perusahaan yang akan membelli barang dalam jumlah banyak.
Bagi penjual, PO juga sangat penting karena mereka bisa menyiapkan barang pesanan dengan lebih mudah dan sebagaimana yang terlampir dalam daftar.
Secara singkat PO dikeluarkan oleh pembeli, berbeda dengan invoice yang dikeluarkan oleh penjual.
Ketika menyiapkan PO maka dibutuhkan nomor pemesanan unik yang dibutuhkan untuk melacak pesanan.
Berikut ini sejumlah hal yang harus dicantumkan ketika membuat PO:
- Nomor dokumen pembelian
- Jumlah barang yang dibeli
- Nama barang maupun SKU
- Harga per unitnya
- Pajak
- Tanggal pengiriman
- Lokasi pengiriman
- Metode pengiriman
- Alamat tagihan
- Ketentuan pembayaran
- Informasi tambahan seperti nomor telepon dan email
Keuntungan Purchase Order
Sejumlah orang merasa PO bukanlah hal yang penting karena cukup merepotkan ketika harus membuat sebuah dokumen tersendiri aplagi jika pembelian dalam jumlah sedikit.
Padahal PO memiliki sejumlah keuntungan yakni:
- Meningkatkan akurasi inventaris dan manajemen keuangan
- Penganggaran yang lebih baik karena segalanya menjadi lebih terencana
- Pengiriman lebih cepat karena lebih terorganisir
- Bisa dilakukan pengecekan ketika ternyata barang yang didapatkan ada yang salah atau kurang
Alasan Pentingnya Purchase Order
Berikut ini sejumlah alasan mengapa purchase order itu penting:
1. Adanya perlindungan hukum antara penjual dan pembeli.
Salah satu contoh misal saat pembeli mengirimkan purchase order untuk pembelian almari.
Pembeli tersebut memesan 20 lemari. Kemudian si penjual menyetujuinya.
Namun kemudian si penjual justru mengirimkan barang dalam jumlah yang tidak sesuai, maka jika ini terjadi maka pembeli bisa membawa perkara tersebut ke ranah hukum.
2. Pesanan mudah terlacak
Dokumen purchase order akan sangat beguna untuk pelacakan. Dengan demikian para staf nantinya akan mudah dalam proses memantau pesanan dan kapan barang tersebut tiba.
3. Terhindar dari perkara audit
Purchase order bisa menghindarkan dari maslah saat tiba-tiba dilakukan audit.
Audit akan berjalan lancar apabila pembelian bisa tercatat rapi dan teliti.
Tanpa dokumen purchase order maka staf harus melalui proses panjang guna menyiapkan dokumen lain termasuk invoice, kontrak dan juga email vendor.
Cara Kerja Purchase Order
Berikut ini cara kerja purchase order:
- Departemen pembelian di perusahaan mendapat info dari manajemen mengenai berapa banyak produk yang harus dibeli. Nantinya barang yang akan dibeli dimasukkan ke dalam formular daftar permintaan pembelian
- Selanjutnya jika pesanan disetujui maka akan segera dibuatkan dokumen pembelian yang terperinci
- Setelah itu purchase order segera dikirimkan ke vendor guna mencari tahu apakah nantinya bisa memenuhi pesanan tersebut.
- Setelah setuju maka dokumen mengikat secara hukum.
- Pembeli kemudian mengirim pembayaran sesuai harga yang disepakati
- Selanjutnya vendor akan mengirimkan invoice beserta barang yang dipesan. Pembeli sebaiknya membandingkan informasi invoice dengan purchase order guna memastikan apakah harga dan barang sudah sesuai dengan kedua dokumen.
Perbedaan Purchase Order dan Faktur
Pembeli membuat pesanan pembelian adapun penjual membuat faktur. Nantinya penjual mengirimkan faktur sebagai cara untuk menagih pembayaran apabila antara penjual dan pembeli terdapat kesepakatan persyaratan pembayaran.
Namun jika pembayaran sudah lunas maka bisa mengirimkan faktur dengan saldo nol untuk mencatat pembayaran sebagai tanda pembayaran sudah diterima.
Pesanan pembelian dan faktur memiliki informasi yang sama seperti alamat penagihan dan pengiriman.
Adapun faktur biasanya merujuk nomor pesanan pembelian yang ditambahkan nomor faktur untuk mengkonfimasikan bahwa kedua dokumen saling terkait.
Perbedaan utama yakni pada rincian pesan dan informasi teknis lain yang ada dalam pesanan pembelian biasanya tak termasuk dalam faktur.
Contoh dari transaksi yang menggunakan dari faktur dan PO misal Lala dimita order obat.
Ia kemudian menulis PO. Selanjutnya ditanyakan ke vendor apakah perusahaan menyediakan atau tidak.
Jika perusahaan menyediakan maka selanjutnya PO dikitimkan dan segera melakukan pembayaran. Jika terdapat pejanjian pembayaran setelah barang diterima, maka hal ini juga bisa dilakukan.
Namun yang pasti vendor akan menyiapkan barang setelah PO diterima.
Selanjutnya vendor membuat faktur dan mencocokan barang dengan faktur dan PO.
Lalu barang dikirmkan bersama dengan fakturnya. Lala kemudian melakukan pengecekan antara PO dengan faktur dan faktur dengan barang.
Otomatisasi Purchase Order
Ada baiknya guna mengurangi kebutuhan kertas, sekaligus untuk membuat pekerjaan berjalan ringkas, maka yang diperlukan adalah otomatisasi.
Otomatisasi berbasis digital akan memungkinkan sesegera mungkin kebutuhan organisasi terproses dengan baik.
Apalagi ketika rincian barang cukup banyak maka sistem komputer akan sangat membantu.
Perusahaan bisa membuat sistem PO terhubung dengan stok barang di Gudang. Sehingga nantinya ketika barang habis, saat PO akan dibuat maka daftar barang yang stoknya tinggal sedikit daftar barang akan muncul.
***
Demikian pembahasannya. Semoga Sobat Parbo terinspirasi dalam memahami dunia bisnis secara mendalam, ya! Jangan lupa, untuk mencari tempat jual plywood Solo dengan kualitas terbaik dan produk terlengkap, Sobat Parbo bisa langsung memesan kepada kami.
Klik saja tombol WhatsApp di sebelah kanan bawah website ini, ya! Customer service kami akan siap membantu segala kebutuhan plywood Sobat!
Tinggalkan Balasan